GOCA Vlaanderen organiseert opleidingen en examens op twee domeinen: autokeuring en rijbewijzen. Als administratiefmedewerker ben jij de spilfiguur die de volledige planning en opvolging van onze opleidingen in goede banen leidt. Je werkt nauw samen met de vormingscoördinator, interne verantwoordelijken, lesgevers en externe partners (o.a. MOW, Educam,…). Je garandeert een aangename leerervaring door alle logistieke en administratieve aspecten zorgvuldig voor te bereiden.
Concreet gaat het om circa 700 deelnemers van onze leden-ondernemingen. De planning vertrekt vanuit de behoeften van de ondernemingen.
Planning & Coördinatie
• Je coördineert de volledige planning van opleidingen en examens, rekening houdend met de behoeften van onze leden-ondernemingenen hun medewerkers.
• Je bepaalt mee welke cursussen georganiseerd worden op basis van rentabiliteit, minimum aantal kandidaten en gewenste frequentie.
• Je goochelt met kalenders en stemt af met trainers, bedrijven en locaties om de meest geschikte data te vinden.
• Bij wijzigingen of annulaties zoek jij actief naar een nieuwe datum en informeer je alle betrokken partijen tijdig.
• Je bent het interne aanspreekpunt voor alle vragen rond planning, in samenwerking met de coördinator van het Vormingscentrum.
Administratie & Opvolging
• Je verwerkt aanvragen voor opleidingen en examens en voert alle gegevens correct in ons systeem.
• Je bereidt de examenprotocollen voor en volgt de puntentoekenning administratief op.
• Je zorgt voor de facturatievoorbereiding en de administratieve afhandeling richting onze klanten en partners.
• Je houdt rekening met specifieke voorwaarden: mogelijkheden voor lesgevers, aanwezigheden en verdere regels voor ondernemingen en lesgevers.
Onthaal &Communicatie
• Je zorgt voor een warm welkom van bezoekers, lesgevers en deelnemers van de opleidingen bij GOCA Vlaanderen - jij bent het uithangbord.
• Je staat dagelijks in contact met klanten, lesgevers, lokale partners en interne collega's via mail en telefoon.
• Je bent het eerstelijnscontact voor trainers en locaties en zorgt voor heldere en tijdige communicatie.
Digitalisering& Automatisering
• Je werkt actief mee aan de verdere optimalisatie van onze digitale processen en administratieve workflows.
• Je hebt een open blik voor automatiseringsmogelijkheden en denkt proactief mee over hoe we repetitieve taken efficiënter kunnen aanpakken.
• Je bent bereid andere digitale systemen snel eigen te maken.
Ben jij enthousiast en sta je al te popelen? Dan ben jij hopelijk iemand met deze eigenschappen:
• Je bent een geboren planner die goochelt met agenda's. Onverwachte wijzigingen brengen je niet van je stuk — jij zoekt actief mee naar een oplossing.
• Je werkt nauwkeurig. Detail is jouw tweede natuur.
• Je hebt aantoonbare administratieve ervaring en bent thuis in digitale tools. Je hebt een gezonde interesse in digitalisering en automatisering.
• Je bent flexibel en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden, ook wanneer dat op het laatste moment gebeurt. Je houdt van afwisseling.
• Klantgerichtheid zit in jouw DNA: je biedt een warm onthaal en denkt steeds vanuit de noden van de deelnemer en de lesgever.
• Je bent proactief, neemt initiatief en werkt even goed zelfstandig als in teamverband.
• Je bent betrokken en hebt goesting om mee te denken.
• Je beschikt over sterke communicatievevaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
Plannen & Organiseren - Flexibiliteit -Klantgerichtheid - Nauwkeurigheid - Digitale geletterdheid - Proactiviteit -Communicatie -Autonomie - Teamwork
• Een gevarieerde en verantwoordelijke functie binnen een dynamisch vormingscentrum.
• Een voltijdse tewerkstelling of 4/5de — in onderling overleg.
• Een collegiale werkomgeving met ruimte voor eigen initiatief en inbreng.
• De kans om actief mee te werken aan de verdere digitalisering van onze processen.
• Een competitief loonpakket in lijn met je ervaring.